Как журналисты могут использовать Excel для организации данных для статей

Репортеры все чаще обращаются к Microsoft Excel или аналогичным программам для работы с электронными таблицами, например Числа Apple — для продвижения своих отчетов. Они используют электронные таблицы для отслеживания городского бюджета, бейсбольной статистики, финансирования избирательных кампаний и больничных данных.

Если вы еще не используете электронные таблицы, сложно понять, с чего начать. В этой статье я дам несколько рекомендаций для журналистов, которые хотят использовать Excel, но не имеют с ним большого опыта.

Простые формулы

Программы электронных таблиц настроены как таблицы ячеек, расположенных в вертикальных столбцах (каждому присваивается буква) и горизонтальных рядах (каждому присваивается номер). Пересечение любого столбца и строки является ячейкой. Таким образом, столбец A и строка 1 приводят к ячейке A1.

Одним из самых больших преимуществ электронных таблиц является возможность объединять ячейки для создания новых данных. Мы достигаем этого с помощью формул.

Допустим, ячейка A1 имеет значение 6, а ячейка B1 имеет значение 2. Мы можем выполнять математические операции с этими ячейками. В ячейке C1 мы можем ввести знак равенства (это говорит ячейке, что мы пишем формулу), а затем выбрать ячейку A1, ввести знак плюс и выбрать ячейку B2. Нажмите «Ввод», и вы увидите, что значение ячейки C1 теперь равно 8.

Итак, это…

… становится таким:

Если вы измените формулу в ячейке C1 на «=A1-B1»…

… значение C1 изменится на 4.

Аналогично, если формулу изменить на «=A1/B1»…

… значение C1 станет равным 3.

А если формулу изменить на «=A1*B1»…

… значение C1 станет равным 12.

Если вы измените значения A1 или B1, результаты формулы в C1 изменятся соответственно.

В приведенных выше примерах электронная таблица предполагает, что типы данных в A1 и B1 являются числами. Но иногда ячейки содержат другие виды данных.

Типы данных

Ячейки могут содержать текст (также известный как строки), проценты, даты, продолжительность времени, валюту и многое другое.

Представьте, если бы мы изменили тип ячейки A1 и B1 с «число» на «текст». Во-первых, Excel больше не сможет выполнять математические операции с этими ячейками. Но это не означает, что Excel не может выполнять формулы с этими ячейками. Вы можете, например, по-прежнему «добавлять» A1 к B1. Вы должны использовать ту же формулу, что и выше, но изменить + на &. Тогда вместо «8» вы получите «62». Это потому, что Excel теперь « объединение клетки.

Итак, это…

… становится таким:

Это может быть полезно, например, если у вас есть телефонные номера, разбитые на составные части, и вы хотите сложить их вместе. У вас может быть столбец кодов городов, столбец телефонных станций и столбец номеров линий, которые могут выглядеть следующим образом:

Понятно, что мы не хотим «складывать» эти числа вместе. Мы хотим объединить их, чтобы создать единый номер телефона. И мы также хотим ввести в эту формулу новые символы. Мы хотим отформатировать наш номер телефона, чтобы он выглядел так:

(202) 543-1001

Для этого нам нужно вставить другой текст в нашу формулу. Чтобы добавить другие символы, мы заключаем их в кавычки и выделяем амперсандом. Например, в ячейке D1 мы напишем:

='('&A1&') '&B1&'-'C1, как показано здесь:

Чтобы расширить эту формулу вниз по столбцу, скопируйте ячейку D1 и вставьте ее в другие ячейки. Excel достаточно умен, чтобы автоматически заменять A1, B1 и C1 на A2, B2 и C2 и далее по строке, что приводит к следующему результату:

Другие типы данных, которые может обрабатывать Excel, включают:

• Даты
• Продолжительность
• Проценты
• Валюты
• Фракции
• Научная нотация

Указав в Excel, какой тип данных содержит ячейка, вы можете контролировать способ отображения информации и правильно манипулировать этой информацией. Например, если у вас есть ячейка, содержащая 25.12.2011, и вы указываете Excel анализировать это поле как дату, Excel может отобразить 25 декабря 2011 г. или 25/12/2011 или любое другое значение.

Точно так же, если вы добавите «7» к 25 декабря 2011 г., вы получите ожидаемый результат 2 января 2012 г. Но это произойдет, только если вы укажете тип данных. Для этого выберите ячейки, которые вы хотите указать, щелкните меню «Формат» и выберите «Ячейки». Вы сможете не только указать тип поля, но и указать формат полей.

Разделительные столбцы

Иногда у вас есть электронная таблица, в которой данные объединены, но вы хотите, чтобы они были разделены. Обычная ситуация связана с именами.

Представьте столбец имен, который выглядит так:

Возможно, вы хотите разделить имена на две колонки: имя и фамилия.

Для этого выберите столбец, перейдите в меню «Данные» и выберите «Текст в столбцы». (Метод процесса может различаться в зависимости от вашей версии Excel. Эти инструкции предназначены для Excel 2008 для Mac.) У вас будет возможность выбрать фиксированную ширину (то есть определенное количество символов) или определенный разделитель, например как пробел, табуляция, запятая, точка с запятой или разделитель по вашему выбору. В нашем примере мы выберем «Пробел» и нажмем «Готово».

В результате вы получите следующее:

Использование заголовков

Отслеживание всех ваших столбцов может быть проблемой. Чтобы не сойти с ума, вы можете создать строку заголовка, которая озаглавит каждый столбец. Просто вставьте новую строку вверху документа. Затем вы можете назвать каждый столбец в этой строке заголовка.

Однако, если в вашей электронной таблице много строк, прокрутка вниз означает, что вы потеряете строку заголовка. Чтобы исправить это, вы можете «заблокировать» строку заголовка. Метод немного неинтуитивен. Вы выбираете строку Прекрасный w строку заголовка (или строки), а затем перейдите в меню «Окно» и выберите «Закрепить области». (Обратите внимание, что это работает только в режиме «Обычный».)

Теперь, когда вы прокручиваете документ, строка заголовка остается на месте, что позволяет легко всегда знать, на что вы смотрите:

Это также работает для столбцов.

Сортировка и фильтрация

Теперь, когда у вас есть строка заголовка, вы можете легко фильтровать и сортировать данные.

Если щелкнуть столбец и выбрать одну из кнопок сортировки на панели инструментов, вся электронная таблица будет пересортирована, включая строку заголовка. Это проблема. Чтобы отсортировать данные, но сохранить строку заголовка, перейдите в меню «Данные» и выберите «Сортировать». Там у вас будет возможность выбрать порядок сортировки. В нижней части окна вы можете сообщить Excel, что у вас есть строка заголовка, которую программа сохранит в первой строке.

Еще более простой способ требует промежуточного шага. Перейдите в меню «Данные» и выберите «Фильтр», а затем «Автофильтр». Это добавит маленькие стрелки в ячейки заголовка. С помощью этих стрелок вы можете быстро отсортировать столбец и даже создать фильтры, как показано здесь:

Например, выбрав «Пользовательский фильтр», мы можем отфильтровать столбец C (фамилии президентов), чтобы отобразить только те строки, в которых фамилия содержит букву «о». После того, как вы нажмете «ОК», вы увидите, что Джон Адамс исчез из списка.

Чтобы вернуть его, просто нажмите на стрелки заголовка в этом столбце и выберите «Показать все».

сводные таблицы

Теперь, когда вы освоили некоторые основные способы манипулирования данными и их организации, давайте кратко рассмотрим один из самых мощных инструментов Excel: сводную таблицу. Сводная таблица упрощает анализ данных, содержащихся в электронной таблице.

В этом упражнении я буду использовать электронную таблицу, в которой перечислены взносы членов Конгресса. Каждому вкладу присваивается категория. Итак, в этой таблице есть две колонки: «Сумма взноса» и «Вид вклада»:

Допустим, я хочу сложить все вклады по категориям. Для этого я запущу сводную таблицу, перейдя в меню «Данные» и выбрав «Отчет сводной таблицы…».

В появившемся диалоговом окне вам будет предложено указать источник данных, которые вы хотите проанализировать. Мы выберем «Список или база данных Microsoft Excel». Затем нас попросят указать диапазон ячеек данных, которые мы хотим использовать. По умолчанию это будет вся электронная таблица, но если вы хотите использовать только выборку данных, вы можете выбрать часть электронной таблицы, которую хотите использовать. Мы будем полагаться на значение по умолчанию.

Затем мастер сводной таблицы спросит, хотите ли вы создать таблицу на новом листе. Вы можете сказать да. В итоге вы получите таблицу и плавающую палитру, которая выглядит так:

Excel ожидает, что вы перетащите метки заголовков в плавающей палитре в нужное место в таблице.

Теперь мы хотим сложить вклады по категориям. Для этого мы перетащим «Тип вклада» в крайнюю левую часть таблицы, где написано «Перетащите сюда поля строк». Затем мы перетащим «сумма» в основную область таблицы, где написано «Перетащите сюда элементы данных».

Полученная таблица автоматически суммирует суммы по категориям. Мы можем видеть, например, что было две категории взносов: «почетные расходы» и «расходы на собрания». Общие суммы для каждого составили 69 059 752,99 долларов США и 8 787 082,93 долларов США соответственно, как показано здесь:

Но, возможно, нам не нужны итоги. Возможно, мы хотим увидеть средний вклад для каждой категории. Просто щелкните значок «Настройки поля» в плавающей палитре (это тот, что с синей буквой «i») и измените итоговое значение на «Среднее».

Теперь вы увидите, что средние почетные расходы составили 11 563,92 доллара, а средние расходы на встречи — 7 149,78 долларов, как показано здесь:

Или мы можем подсчитать количество вкладов по каждой категории. Нажмите значок «Настройки поля» еще раз, а затем выберите «Подсчет».

Поначалу сводные таблицы не интуитивно понятны, но как только вы освоите их, они станут незаменимыми инструментами для быстрого анализа данных в вашей электронной таблице.

Excel (и другие программы для работы с электронными таблицами) — мощные инструменты и ценная часть цифрового арсенала репортера. Хотя этот учебник ни в коем случае не является исчерпывающим, он должен позволить вам копаться в следующей электронной таблице, которую вы получите, не опасаясь.

Эта история является частью Пойнтер Хаки/Хакеры серия с участием Как которые фокусируются на том, что журналисты могут узнать из новых тенденций в области технологий и новых технических инструментов.