Новичок в удаленной работе? Эти инструменты облегчат вам переход к работе из дома

Шаттерсток.

Поскольку вспышка коронавируса продолжается (даже появление в редакциях ), организации просят сотрудников работать из дома, когда это возможно.

Для некоторых это может означать обнаружение пробелов в ваших наборах инструментов. Имея это в виду, мы составили список инструментов, которые могут помочь вам удовлетворить различные потребности вашей команды, чтобы оставаться на связи и эффективно работать.

Исчерпывающий список практически невозможно составить, учитывая скорость, с которой новые продукты запускаются или закрываются, если на то пошло, но это одни из наиболее распространенных инструментов, которые, по нашим наблюдениям, используют редакции. Мы также стремились к инструментам с более простой адаптацией и удобством использования, а не к совместному использованию сложных инструментов, которые нелегко внедрить. Мы включили информацию о ценах, но вам следует проверять веб-сайты платформ для получения наиболее точной информации, поскольку она может отличаться в зависимости от размера и потребностей вашей организации. Имейте в виду, что в вашей компании могут быть политики, определяющие, какие версии инструментов вы можете использовать из-за ограничений безопасности.

Эти инструменты организованы по трем общим потребностям в инструментах, которые разделяют большинство организаций: общение, документация и управление проектами.

Помните, что используемые вами инструменты не должны быть сложнее задачи, которую вы пытаетесь выполнить. Выберите то, что лучше всего подходит для рабочего процесса и стилей работы вас и вашей команды.

Чтобы общение лицом к экрану было успешным, важно иметь четкое представление об ожиданиях от вашей коммуникационной платформы.

Примите асинхронный характер связи между платформами обмена сообщениями. Организуйте свои разговоры по каналам или чатам, чтобы информация не была перегружена или ее было трудно найти. Потратьте время на калибровку настроек уведомлений, чтобы найти правильный баланс между информированностью и перегрузкой. Используйте расписания и статусы для определения доступности.

Google Hangouts - видео-конференция

Продукт Google для видеоконференций Hangouts Meet предлагает простой в использовании интерфейс для виртуальных встреч, совместного использования экрана и чата. Если вы или ваша организация уже используете G Suite, вы можете бесплатно использовать расширенные функции G Suite корпоративного уровня до 1 июля. Это позволит вам записывать видео и проводить встречи с участием до 250 человек.

Если вы полностью готовы использовать G Suite для электронной почты (Gmail) и календаря (Google Calendar), использовать Google Hangouts Meet довольно просто. Календарь Google будет автоматически создавать вызов Meet с каждым отправленным вами приглашением календаря, и все участники приглашения смогут получить доступ к вызову. Оказавшись внутри звонка, интерфейс прост для общения в чате и совместного использования экрана. Если вы управляете личной учетной записью G Suite и рабочей учетной записью G Suite, может быть сложно постоянно выбирать правильную учетную запись.

Цены
Если у вас есть учетная запись Gmail, у вас есть бесплатная версия Google Hangouts Meet, которая дает вам 25 участников на звонок.

Слабый – асинхронная связь

Slack получил широкое распространение, его многие любят и ненавидят. Основная функциональность связана с многоканальными, индивидуальными и небольшими групповыми беседами. Однако вы можете повысить эффективность использования Slack, используя множество интеграций, которые могут передавать информацию между Slack и другими платформами, которые также может использовать ваша организация.

Вы можете приступить к работе с командой Slack в течение нескольких минут, а интерфейс чата достаточно доступен для людей, имеющих опыт работы с онлайн-системами обмена сообщениями.

Цены
Slack имеет многоуровневую систему ценообразования. Бесплатная версия включает ограниченную историю сообщений и ограниченную интеграцию.

Увеличить - видео-конференция

Zoom включает в себя видеоконференции, совместное использование экрана, чат и запись видео в подписке базового уровня. Довольно интуитивно понятный интерфейс позволяет участникам относительно легко ориентироваться во время сеанса.

Настроить учетную запись можно быстро, но вам потребуется несколько минут, чтобы ознакомиться с элементами управления для начала собрания, чтобы вы знали, где что находится, когда вам это нужно. Элементы управления внутри интерфейса видеовызова довольно просты, и большинство пользователей смогут увидеть, как получить доступ к чату или поделиться экранами, если это необходимо. Более высокие уровни подписки дадут вам больше инструментов, таких как комнаты обсуждения, которые могут быть полезны, если вы координируете беседу с большой группой людей.

Цены
Zoom имеет многоуровневую систему ценообразования. Бесплатная версия позволяет пользователям принимать до 100 участников, имеет неограниченное количество встреч один на один, 40-минутное ограничение на групповые встречи и неограниченное количество общих встреч.

Скайп - видео-конференция

Skype — еще один вариант для проведения видео- или аудиоконференций с участием до 50 человек. Вы также можете использовать Skype, чтобы звонить людям, которые не находятся на платформе. Skype упрощает обмен файлами во время разговора, совместное использование экрана и обмен сообщениями. Одно из больших различий между Skype и Zoom заключается в том, что в Skype вы можете управлять книгой контактов и инициировать звонки с другими, в отличие от приглашения людей в свою комнату для собраний или планирования видеоконференции, как в Zoom. Skype больше похож на традиционный телефон, а Zoom больше похож на виртуальную комнату для собраний.

Эта платформа существует уже некоторое время и за эти годы претерпела немало изменений. Если вы давно им не пользовались, вы можете быть удивлены, обнаружив несколько новых вещей. Интерфейс довольно удобен для навигации для любого, кто имеет опыт обмена сообщениями в Интернете.

Цены
Microsoft предлагает различные версии Skype в качестве продукта. Ценообразование в основном зависит от вашего использования вызовов.

Группа WhatsApp - безопасный обмен сообщениями и звонки

WhatsApp обеспечивает интернет-звонки и сквозное шифрование сообщений. Приложение позволяет создавать и отправлять сообщения различным группам. Первоначально это было мобильное приложение, но теперь доступна и десктопная версия.

WhatsApp организует интерфейс по чатам и звонкам. Чаты отобразят список ваших групп. Всего пара нажатий, чтобы войти в групповой интерфейс, создать новый или отправить сообщение контакту. Вы также можете установить текущий статус, чтобы ваша команда знала, когда вы доступны.

Цены
WhatsApp полностью бесплатен.

Скорее всего, у вас уже есть репозиторий документации — система для отслеживания информации, доступ к которой нужен каждому. Если вы этого не сделаете, это возможность создать его.

Даже когда вы вернетесь в офис, важно иметь надежное место для информации, когда у людей возникают вопросы. Храните практики вашей команды, презентации проектов, ретроспективы, заметки о встречах и идеи мозгового штурма в предсказуемом месте, и все в вашей организации получат пользу, независимо от того, удалены они или нет. Эти инструменты помогут вам привести в порядок вашу документацию.

Гугл документы - обработка текстов, документов, электронных таблиц

Google Docs часто называют Microsoft Word, но в Интернете. Хотя он моделирует себя в текстовом процессоре, он действительно стал намного больше, чем клон Word. Теперь он стал де-факто инструментом для работы с цифровыми документами. По своей сути его функциональность довольно проста и должна быть знакома всем, кто использовал текстовый процессор. Однако благодаря подключению ко всей линейке продуктов Google Диска, включая Google Sheets и Google Slides, Google Docs может импортировать данные, диаграммы и таблицы из этих продуктов. Он также может запускать пользовательские сценарии.

Если вы использовали текстовый процессор, у вас не должно возникнуть проблем с созданием документа в Google Docs. Организация этих документов может быть немного более сложной задачей. Документы Google являются частью Google Диска, где вы можете организовать Документы, Таблицы, Презентации по-разному. В конечном итоге вы создаете свою собственную файловую систему на своем Google Диске, мало чем отличающуюся от файловой системы вашего компьютера. Как и в других продуктах Google, если у вас есть личная учетная запись G Suite и рабочая учетная запись G Suite, управление учетной записью, которую вы используете в данный момент времени, может быть проблемой.

Цены
Бесплатно для всех пользователей G Suite.

Очередь - документация и управление проектами

Coda — это система документации, целью которой является объединение нескольких потоков. Уникальной ценностью Coda является возможность иметь разные типы файлов в одном пространстве. Ваши слайды, электронные таблицы и таблицы могут находиться внутри одного документа, а не перемещаться между разными продуктами. Это особенно полезно, если у вас есть разные ресурсы, которые вам нужно объединить во время работы над проектом.

Поскольку есть много разных вещей, которые вы можете делать, и множество различных интеграций, которые можно использовать, полезно взглянуть на галерею шаблонов Coda, чтобы понять, что возможно. Это особенно важно, если вы находите пустой холст чрезмерным и не знаете, как организовать свою работу.

Цены
Coda предлагает многоуровневую систему планов. Бесплатная версия включает неограниченное количество редакторов и создателей документов, неограниченное количество просмотрщиков, ограниченный размер документа, низкие квоты на автоматизацию, ограниченную интеграцию (хотя это и не обычные инструменты, которые вам могут понадобиться), 7-дневную историю версий, совместную работу в режиме реального времени, неограниченное количество папок. и поддержка сообщества.

Понятие - документация и управление проектами

Notion — новичок, которого часто считают конкурентом Google Docs. Действительно, он пытается объединить такие разные инструменты, как Evernote, Trello и Airtable, в один. Notion позволяет создавать и систематизировать документы, которые могут делать гораздо больше, чем обрабатывать слова. Документы в Notion могут включать в себя списки дел, календари, базы данных и многое другое. Если вам нужно место для организации документов и управления задачами, возникающими из этих документов, Notion может стать универсальным решением этих проблем.

Представление Notion о страницах и организации поначалу может сбить с толку. У вас должно быть четкое представление о том, какие документы вы хотите хранить в Notion, прежде чем погрузиться в него. Он может решить множество разных проблем, поэтому выясните свой конкретный вариант использования, прежде чем вы будете перегружены.

Цены
Notion имеет многоуровневую систему планов. Бесплатная версия предлагает неограниченное количество участников и гостей, 1000 «блоков» (по сути, разделов контента) и 5 ​​МБ файлового хранилища.

вечно заметка - документация

Evernote имеет долгую историю как приложение для личных заметок. Он уже давно позволяет людям писать заметки, собирать информацию из Интернета и систематизировать информацию с помощью надежной системы тегов и категоризации, что сделало его популярным исследовательским инструментом. Некоторые могут не знать, что Evernote также имеет функции совместной работы за определенную плату. В бизнес-плане Evernote есть функция Spaces, которая собирает заметки и документы команды в формате, похожем на Drive.

Evernote можно использовать просто как место для написания заметок. Но у него есть уровни и уровни функций, которые могут противостоять самым сильным из опытных пользователей. Его веб-клиппер позволяет сохранять веб-страницы и PDF-файлы из Интернета и хранить их в вашей учетной записи Evernote. Вы можете использовать теги и поиск, чтобы фильтровать свои заметки бесконечными способами.

Цены
Evernote имеет многоуровневую систему планов. Бесплатная версия включает в себя все возможности ведения заметок, а также теги и поиск, без обмена заметками.

Инструменты для управления проектами охватывают весь спектр от простых платформ, которые управляют одним компонентом, до крупномасштабных продуктов, которые реализуют широкий спектр функций, которые могут потребоваться в организации.

Трелло - управление проектом

Trello — удобная визуальная система для организации работы с карточками и списками. Вы можете создать рабочий процесс, который лучше всего подходит для вашей команды, в котором элементы можно быстро и легко перемещать в зависимости от их статуса. Trello также представила правила и интеграции, которые помогут сохранить управляемость вашей организационной структуры. В Trello также есть шаблоны на случай, если вам понадобятся идеи о том, как наилучшим образом использовать его функциональность.

Пользовательский интерфейс достаточно прост и не перегружен, как некоторые платформы управления проектами. Trello делает меньше, чем некоторые другие платформы, но это может быть хорошо, поскольку он делает то, для чего он предназначен, хорошо и без беспорядка слишком большого количества функций.

Цены
Trello имеет многоуровневую систему планов. Бесплатная версия включает неограниченное количество личных досок, неограниченное количество карт, неограниченное количество списков, ограничение на загрузку файла 100 МБ, 10 командных досок и ограниченную автоматизацию.

Воздушный стол - управление и организация данных

Лучше всего думать об Airtable как о электронной таблице со сверхспособностями. С помощью Airtable вы можете упорядочивать данные в знакомом табличном формате, но затем они могут трансформироваться в канбан-доски, календари и визуальные галереи в стиле Trello. Вы можете настроить пользовательские формы, которые будут передавать пользовательский ввод в вашу базу данных Airtable. Для профессиональных пользователей в Airtable есть «Блоки», которые добавляют к таблицам дополнительные функциональные возможности плагинов, такие как геокодирование, диаграммы и даже способ разработки веб-страниц на основе данных в вашей таблице.

Airtable использует уникальный язык для описания своей функциональности. То, что вы обычно считаете электронной таблицей или базой данных, называется «базой». Он имеет «Блоки» (для профессиональных пользователей), которые включают подключаемые технологии к вашим Базам. Как только вы преодолеете жаргон, Airtable станет очень гибким инструментом для работы с электронными таблицами, который дает вам некоторые полезные возможности над Google Sheet.

Цены
Airtable имеет многоуровневую систему планов. Бесплатная версия включает неограниченное количество баз, 1200 записей на базу, 2 ГБ места для вложений на базу и двухнедельную историю изменений.

Спектр - управление проектом

Range помогает понять, кто чем занимается и где находятся команды с точки зрения целей. Range упрощает индивидуальное планирование задач и групповые проверки с помощью расписаний, а также предлагает широкий спектр интеграций с приложениями, которые вы, вероятно, будете использовать, такими как Slack, Google Drive, Calendar, Trello и Github.

Он имеет дружественный пользовательский интерфейс, и процесс адаптации поможет вам понять, как его использовать. Советы и примеры доступны во всех представлениях, пока вы их не закроете.

Цены
Диапазон бесплатный для команд до 10 человек. Это 14 долларов в месяц за каждого дополнительного члена команды.

понедельник - документация и управление проектами

Monday — это организованная советом система управления проектами и рабочими процессами. Интеграции подключаются к приложениям, которые вы, возможно, уже используете. Различные представления, такие как рабочая нагрузка и временные рамки, отображают статус работы полезными способами, упрощая оценку того, что и когда делается. Функциональность может быть автоматизирована с помощью подпрограмм автоматизации без кода, которые могут упростить задачи.

Сайт предлагает множество функций, но процесс регистрации новых учетных записей неплохо помогает вам в процессе настройки новой доски. В интерфейсе доступно многое, поэтому может потребоваться некоторое время, чтобы понять, какие функции доступны.

Цены
Понедельник имеет многоуровневую систему планов, в которой цены зависят от количества пользователей. Базовый план, который составляет 39 долларов США для пяти пользователей в месяц, предлагает неограниченное количество досок, 20 типов столбцов, представление Канбан, встроенные формы, 5 ГБ хранилища и недельный журнал активности.

Последние два элемента в этом списке представляют собой довольно надежные платформы управления проектами, которые могут быть больше, чем то, что вы ищете, если вы просто пытаетесь устранить временные пробелы в своем рабочем процессе. Однако, если вы готовы оценить более интенсивные платформы управления проектами, стоит рассмотреть эти универсальные варианты.

Асана – единая документация, управление проектами и коммуникационная платформа

Asana — это крупномасштабная платформа управления проектами, которая может решать различные задачи, связанные с маркетингом, продажами, операциями, продуктами и различными потребностями в управлении рабочими процессами. Трудно кратко описать все его функциональные возможности, поскольку Asana обращается к нескольким пространствам управления проектами. Он включает в себя большую часть функциональности комбинации вышеперечисленных продуктов, включая общение, управление задачами, расписания, рабочий процесс проекта и многое другое.

Цены
Asana имеет многоуровневую систему планов. Бесплатная версия включает управление задачами; просмотр списка, доски и календаря; правопреемники и сроки выполнения; до 15 товарищей по команде и интеграции приложений.

Базовый лагерь – единая документация, управление проектами и коммуникационная платформа

Basecamp, созданный компанией, которая была пионером удаленной работы еще до того, как это стало крутым, обещает решить все ваши основные потребности в инструментах в одном комплексном решении. В Basecamp вы создаете проекты. В проектах вы можете создавать списки дел, назначать задачи, отправлять объявления членам команды, планировать встречи, обмениваться документами и начинать групповые чаты. При этом Basecamp теоретически может заменить Google Docs, Slack, Dropbox, Trello и Asana.

Basecamp делает упор на асинхронный характер удаленной работы. Если вы ищете решение, позволяющее работать с людьми по разным графикам, в разных местах, с разными возможностями удаленного общения, Basecamp — особенно интересное решение.

Приобретение такого продукта, как Basecamp, означает приобретение всей его философии управления продуктом. Это действительно работает для некоторых людей и отключает других. Но если вы готовы к комплексному решению, потратив время на изучение Basecamp, вы узнаете много нового о том, что работает для вашей организации, а что нет.

Цены
99 долларов в месяц за неограниченное количество пользователей и проектов.

Тайлер Фишер — заместитель директора по технологиям в Катализатор новостей . С ним можно связаться по адресу tyler@newscatalyst.org и в Twitter по адресу @тылрфишр .

Хизер Брайант — заместитель директора по продукту в Катализатор новостей . С ней можно связаться по адресуheather@newscatalyst.org и в Твиттере по адресу @hbcompass .

News Catalyst помогает новостным организациям превратиться в устойчивый цифровой бизнес.